Gestão de tempo para SDRs, como estruturar seu dia de trabalho para aproveitar ao máximo seu tempo… E sua cota, para prospectores, SDRs (Sales Development Reps) e pré-vendedores.
Infelizmente, é uma história que todos nós conhecemos muito bem: você entra no escritório bem cedo com uma longa lista de coisas a serem realizadas, apenas para ter seu dia de trabalho, planejadinho para ser produtivo, descarrilhado por tarefa surpresa após tarefa surpresa.
E não importa quão “pequeno” seja o trabalho inesperado, leva tempo para ser concluído.
Some isso tudo e antes que você perceba, o dia acabou e você está olhando para a mesma lista que tinha na parte da manhã.
Você suspira… Sempre tem o amanhã, certo?
Bem, claro, sempre existe o amanhã e o dia seguinte depois também.
Mas quando você está prospectando centenas de leads, cada dia é crítico.
Acumular é uma rápida viagem para produzir um trabalho de má qualidade e, eventualmente, não bater sua meta.
E ninguém, incluindo os chefes, quer isso.
Para evitar essa armadilha danosa, mas muito fácil, David Mordzynski, da Demandbase, projetou um programa diário holístico
(Gerenciamento de Tempo SDR 101, ele chama) para garantir que ele permaneça no rumo e, em última análise, lhe dê a melhor chance de acertar e exceder sua meta a cada mês.
“A filosofia de Bill Gates era fazer com que a pessoa mais preguiçosa da Microsoft fizesse o trabalho mais difícil, porque essa pessoa encontrará a maneira mais rápida de fazer o trabalho”, diz Mordzynski.
“Minha filosofia, porque eu trabalho muito, é que se eu puder pegar meu trabalho duro e emparelhá-lo com meus hacks de gerenciamento de tempo, o que vai acontecer?”
Para Mordzynski, a eficiência do dia de trabalho começa com a avaliação da importância e da urgência de cada tarefa individual com a qual ele é apresentado.
Para avaliar essas responsabilidades, Mordzynski usa a Matriz de Eisenhower – uma estrutura simples usada para classificar tarefas como alta importância e alta urgência, ou baixa importância e baixa urgência (ou alguma mistura das duas).
Se uma tarefa se classificar nas duas categorias altas, ela será feita imediatamente.
Por outro lado, se um trabalho tem pouca importância e urgência, ele é empurrado para baixo da linha.
“Você vai ter pessoas chegando para você todos os dias, dizendo: ‘Preciso disso, preciso daquilo’.
Essa matriz garantirá que você está trabalhando nas tarefas mais importantes“, acrescenta Mordzynski.
“Se você pensar, qualquer tarefa, qualquer ideia que tenha, você pode classificá-la de acordo com essa estrutura.”
É claro que, classificar meticulosamente todas as suas responsabilidades requer organização e um local centralizado para acessá-las.
Não há sentido em atribuir urgência apenas para esquecer que a tarefa existe, certo?
Para acompanhar seus trabalhos, Mordzynski registra tudo no Trello, uma ferramenta on-line de gerenciamento de tarefas.
A partir da lista que ele constrói consistentemente no Trello (Mordzynski está sempre adicionando idéias à sua lista Trello), ele classifica sua importância e escolhe de 3 a 5 delas cada dia para completar.
(Nota – Mordzynski usa o Trello porque é gratuito, baseado na nuvem e tem uma boa interface de usuário. Mas há muitas outras ferramentas de gerenciamento de tarefas / projetos disponíveis. Teste todas elas antes de decidir qual é a certa para você.)
E Mordzynski não pára por aí – ele também emprega a Lei de Pareto, comumente conhecida como Regra do 80/20, para garantir que ele esteja executando suas tarefas no momento certo.
Para aqueles que não estão familiarizados com a regra 80/20, a premissa básica é que 20% das suas ações produzirão 80% dos seus resultados. Como tal, a eficiência é primordial.
Por exemplo, Mordzynski envia seus e-mails às 16h às quintas-feiras porque é quando ele recebe a melhor taxa de resposta.
Ele também usa religiosamente cadências de e-mail, cada uma das quais ele construiu para refletir os diferentes tipos de leads que ele pode trabalhar em determinado momento.
Ao ter cadências construídas, ele economiza tempo escrevendo as dezenas e dezenas de e-mails e de LinkedIn InMails que é responsabilidade dele enviar durante a prospecção.
Ele também fez o administrador do CRM Salesforce da empresa criar relatórios que mostram o relacionamento, se houver algum, entre todos os prospects que ele está marcando reuniões.
O que ele descobriu foi que seus melhores leads haviam visitado / interagido com o site da Demandbase no dia anterior, aproximadamente. Como resultado, Mordzynski sabe que deve trabalhar primeiro nesses leads.
Para terminar, Mordzynski codifica os blocos em sua agenda todos os dias para ilustrar quais desses blocos são AGRs (Atividades Geradoras de Receita) e quais não são. Dessa forma, ele pode ver facilmente quanto tempo ele gasta em tarefas que não geram dinheiro.
“Se você não está executando AGRs com a maior frequência possível, você, francamente, não está fazendo o seu trabalho”, diz Mordzynski.
“Se você não está atingindo a sua meta, essa é uma das primeiras coisas que eu verificaria para alterar. Você pode correlacionar isso ao seu pipeline com muita facilidade”.
Cada uma dessas atividades é uma ferramenta eficaz de gerenciamento de tempo. Mas, como Mordzynski mantém seu dia todo no rumo certo?
Trello o ajuda a escolher em quais 3 a 5 atividades ele vai trabalhar.
E sua adesão à regra 80/20 garante que ele esteja sempre realizando a tarefa de maior retorno primeiro.
Mas como ele divide o dia? Como ele escolhe qual tarefa fazer quando chega e quais responsabilidades fazer antes de partir?
De acordo com Mordzynski, é tão simples quanto esboçar um programa diário.
“Outro sistema que criei e acho que é o fator mais importante, é a minha rotina da manhã”, diz Mordzynski.
“Sei que, se eu fizer esses passos, isso me ajudará a ter sucesso todos os dias.”
Lista de verificação matinal de Mordzynski:
- Primeiras coisas: entre no Trello e escolha entre 3 a 5 tarefas importantes para o dia (escolha apenas de 3 a 5 porque é gerenciável e você poderá realizá-las);
- Em seguida, verifique os relatórios do CRM (quem são os leads quentes com base nas atividades recentes?)
- Em seguida, verifique a ferramenta de cadência de e-mail (tenho alguma tarefa pendente ou etapas de cadência para executar?)
- Por fim, responda apenas aos e-mails que precisam de ação imediata.
“Usando esses passos, especialmente os três primeiros, você terá uma imagem muito boa do que precisa ser feito em um dia”, diz Mordzynski.
“E, é importante notar, eu nunca leio meus e-mails logo de manhã, porque isso me coloca imediatamente no modo reativo.
Estes 3 a 4 passos me dão a confiança de começar o dia da melhor maneira possível.”
Por Aaron Ross, David Mordzynski
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