O trabalho home office está em ascensão há algum tempo e está cada vez mais na vanguarda de como as empresas devem permitir a flexibilidade de sua equipe.
Mesmo antes de o corona vírus (COVID-19) motivar as pessoas a ficarem em casa, o trabalho remoto havia passado daquela rara oportunidade só para os poucos para um componente padrão da semana de trabalho de muitas pessoas.
De acordo com a pesquisa da SAP, em 2018 o número de trabalhadores remotos no planeta era cerca de 32,5% dos profissionais. Já em 2019, esse número aumentou ainda mais, chegando a 35%. Falando mais especificamente do Brasil, a cidade de São Paulo possui a maior concentração de home officers do país.
Com essa mudança caindo de paraquedas na vida de muitas pessoas que ainda não faziam parte desses números, o gerenciamento de horários, hábitos domésticos e produtividade se tornou um desafio constante.
Mas entenda que essa pode ser uma ótima oportunidade para você. A Owl Labs realizou uma pesquisa onde 3.028 trabalhadores foram entrevistados pelo mundo. Estes identificaram o aumento de foco e produtividade como a principal razão da escolha do trabalho remoto.
Outra questão que também conta bastante para os empregadores, inclusive se você for um SDR, é que, por ter trabalhadores em casa, ela não precisará investir tanto na infraestrutura do local, podendo assim realizar contratações sem que o espaço limitado da empresa seja um empecilho.
Por que o início sempre é difícil?
Todo mundo que trabalha remotamente precisa descobrir quando trabalhar, onde trabalhar e como criar limites entre trabalho home office e vida pessoal.
E quanto a equipamentos de escritório, desenvolvimento de carreira, oportunidades de treinamento e construção de relacionamentos com colegas? Trabalhar remotamente, especialmente quando trabalha em casa a maior parte do tempo, significa lidar com esses e outros problemas.
A falta de organização pode acabar saindo bem caro, custando projetos, clientes e causar erros fatais nas vendas.
Encare o home office como o seu início em uma nova empresa. Será desafiador descobrir como funcionam os horários, adaptar-se ao local de trabalho e realizar as suas tarefas sem que distrações o atrapalhe. No entanto, não existe conforto melhor do que o da sua casa, não é mesmo?
Pensando nisso, nós da Universidade Previsível pensamos em criar um guia onde exploraremos as melhores ferramentas que te ajudarão a lidar com essa nova da sua carreira. Abordaremos temas desde o gerenciamento de projetos, comunicação, até aplicativos que darão um boost na sua produtividade.
Vamos começar?
O propósito das ferramentas de trabalho remoto
As ferramentas certas oferecem aos trabalhadores remotos alguns benefícios que servem para cobrir as principais dificuldades que um trabalhador enfrenta, como:
Maior Produtividade
Sempre que você tiver as ferramentas certas à sua disposição, seus níveis de produtividade subirão.
Todas as soluções listadas abaixo ajudarão você a fazer mais em menos tempo. Alguns deles fazem isso, oferecendo maneiras mais convenientes de conversar com os colegas. Outros fazem isso, permitindo que você compartilhe facilmente documentos, imagens e vídeos.
O ponto é que um investimento em ferramentas de trabalho remotas melhorará seu fluxo de trabalho e permitirá que você se torne mais produtivo quase que instantaneamente.
Melhor moral da equipe
Vamos ser sinceros, trabalhar em casa é incrível, mas também pode ser solitário. Sem a interação regular entre seres humanos que o trabalho de escritório proporciona, você pode estar desejando uma conexão real com outras pessoas. Se você não conseguir, pode ficar esgotado e deprimido.
Felizmente, muitas das ferramentas de trabalho remotas listadas abaixo o ajudarão a obter a interação humana de que você precisa, sem precisar se estabelecer em um escritório sombrio!
As ferramentas de bate-papo e videoconferência facilitam o diálogo com os colegas sempre que necessário. A maioria dos aplicativos de gerenciamento de projetos permite que os usuários conversem e compartilhem ideias. E até ferramentas de compartilhamento de arquivos como o G Suite permitem comentários.
Quando você e seus colegas conseguirem se comunicar com eficiência, você verá o moral da equipe aumentar.
As melhores ferramentas para quem trabalha em Home Office
Dividimos as 12 soluções a seguir em 6 categorias: computador remoto, vídeo chat, gerenciamento de projetos e outras. Com isso em mente, vamos dar uma olhada nas melhores ferramentas para quem trabalha em home office.
Computador Remoto
Deseja visualizar um slide em casa, mas todos os seus recursos visuais estão no computador do escritório? Você precisará de um bom aplicativo de computador remoto. O mesmo vale para os trabalhadores que são cem por cento remotos, mas têm um computador doméstico que desejam acessar enquanto viajam.
TeamViewer
O favorito entre os gratuitos. O TeamViewer está disponível para Windows, Mac, iOS, Linux e Android e é gratuito para uso pessoal. A transferência de arquivos, acesso à área de trabalho, ativação na LAN e a configuração fácil tornam-no uma ótima opção para home officers que precisam de acesso básico à área de trabalho. Não é necessário encaminhamento de porta e é necessário muito pouco uso de firewall para que ele funcione. Ele também suporta autenticação em duas etapas.
SplashTop
Uma boa alternativa ao TeamViewer. O SplashTop suporta transferência de baixa latência e é o mais próximo ao que seria você ficar de frente para o computador a quilômetros de distância. A versão pessoal é gratuita, embora haja uma taxa nominal para usuários do iOS. Como o TeamViewer, ele suporta compartilhamento de tela, o que é útil se você é um profissional de TI, acompanhando praticamente qualquer coisa técnica.
Comunicação em tempo real
Não importa onde você trabalha, a comunicação é fundamental. Como o trabalho home office significa que você não passa seus colegas de trabalho no corredor e não pode passar pela mesa de alguém para uma conversa rápida, você precisa encontrar outra maneira de manter contato diariamente.
Um aplicativo projetado especificamente para conversas contínuas com várias pessoas é absolutamente necessário se você estiver trabalhando em casa.
Slack
O Slack se autodenomina um “hub de colaboração”, mas é basicamente uma plataforma de bate-papo para equipes e indivíduos. Atualmente, é uma das ferramentas de comunicação em equipe mais populares, e também possui chamadas de vídeo, compartilhamento de arquivos e integrações com outras ferramentas, como o Google Calendar e o Jira. Mas, no fundo, é uma maneira simples de conversar em grupo ou individualmente em tempo real.
Microsoft Teams
O Teams, que faz parte das assinaturas premium do Office 365, é um pacote completo de colaboração e comunicação de serviço para usuários do Windows. Você pode fazer chamadas de vídeo e VoIP nas equipes, direcionar e agrupar mensagens a outros usuários e compartilhar trabalhos de outros aplicativos do 365, como PowerPoint e Excel.
Videochamadas
Quando você pensa em home office, provavelmente pensa em videochamadas, reuniões virtuais e apresentações remotas. E você está certo! Isso é uma grande parte do trabalho on-line, especialmente com equipes e clientes. Portanto, ter uma ferramenta confiável e robusta para videochamadas é uma maneira de simplificar o teletrabalho o mais eficaz possível.
Whereby
O objetivo do Whereby é ser uma ferramenta de videoconferência baseada em navegador, com ênfase na facilidade de uso. Atualmente, existem três níveis diferentes de Whereby, dependendo de suas necessidades: Gratuito, Profissional e Comercial.
Todas as versões do Whereby permitem colaboração de vídeo rápida e fácil de qualquer lugar do mundo. Cada plano possui recursos e limites diferentes.
Através do Whereby, você pode compartilhar a sua tela, se juntar a conversas com apenas um clique, customizar a sala de bate-papo e se juntar com até 50 pessoas simultaneamente.
Join.me
Sem plugins, sem aplicativos. O Join.me é usado através do navegador e vende-se com simplicidade. Um recurso interessante chamado whiteboarding permite que as equipes agrupem ideias em um documento compartilhado durante os bate-papos, o que é útil ao fazer um brainstorming ou tentar manter uma agenda.
Gerenciamento de Projetos
Ficar em dia com as suas próprias tarefas é bastante desafiador! Gerenciar as tarefas de sua equipe e coordenar responsabilidades remotamente pode ser ainda mais complicado, mas é totalmente factível.
As ferramentas de trabalho remoto para produtividade manterão você e sua equipe no caminho, não importa de onde você esteja trabalhando. E existem todos os tipos de opções para diferentes setores, estilos de trabalho home office e tamanhos de equipes.
Asana
A grande força do Asana é o gerenciamento de fluxo de trabalho, embora ele também faça um bom trabalho com o gerenciamento de tarefas.
Seu novo recurso de linha do tempo o coloca mais firmemente no campo das ferramentas de Gerenciamento de Projetos, em vez de ser mais estritamente uma ferramenta de gerenciamento de tarefas e colaboração.
Em sua forma mais simples, o Asana permite que equipes diferentes acompanhem projetos e atribuam tarefas e subtarefas. A força (e para algumas aplicações, a fraqueza) está na flexibilidade.
Os gerentes podem configurar o Asana da maneira que quiserem, usando-o como uma ferramenta de atribuição de tarefas, por exemplo, um mapa do projeto ou um registro contínuo das atividades da empresa.
A flexibilidade vem com uma curva de aprendizado e também significa que alguém precisa dedicar um tempo para configurar o sistema da maneira correta desde o início.
Veja também: Maneiras de Melhorar seu Fluxo de Trabalho
Trello
O Trello é o mais simples possível quando se trata de gerenciamento de projetos, mas essa simplicidade esconde um incrível poder organizacional e de gerenciamento de tarefas. O Trello é construído em torno da noção de quadros de avisos.
Cada quadro pode representar um projeto, por exemplo. Dentro de cada quadro, as equipes criam listas, que são preenchidas com cartões.
Os cartões podem ser atribuídos a membros específicos da equipe, rotulados, carimbados com um prazo final e repletos de comentários ou anexos. A natureza hierárquica do sistema o torna flexível, preservando a simplicidade da proposta.
Compartilhamento de Arquivos
Encontrar e compartilhar as informações necessárias é uma etapa crucial de colaboração remota. E você também precisa fazer isso com segurança e simplicidade, trabalhando em casa ou em um escritório.
Google Drive
O Google Drive é um serviço on-line para armazenar e compartilhar arquivos digitais. É uma ferramenta útil em qualquer caso, mas principalmente se você também estiver usando outros produtos do Google, como Docs, Gmail, etc.
O Google Drive também pode ser usado para salvar e trabalhar com arquivos de outros sistemas, como Microsoft e Apple.
O Google Drive é o meu armazenamento em nuvem preferido, porque ele possibilita:
- Acessar arquivos offline e de dispositivos móveis
- Reorganizá-los por projeto e prioridade
- Definir permissões de compartilhamento diferentes para cada documento, pasta ou usuário para garantir que os arquivos estejam disponíveis para todas as pessoas certas, mas protegidos de outras pessoas
Veja também: Como fazer Outbound do Zero
Dropbox
Se você está procurando uma maneira de compartilhar arquivos grandes, mas não precisa da infinidade de ferramentas oferecidas pelo G Suite ou Google Drive, considere o Inside Sales: Tudo O que Você Precisa Saber. Este serviço de hospedagem de arquivos é imensamente popular e usado por milhões de pessoas em todo o mundo.
Tudo o que você precisa fazer é carregar o arquivo na sua conta do Dropbox e, em seguida, compartilhar o acesso com seus colegas. É simples assim.
Para trabalhadores remotos que desejam funcionalidade adicional e espaço de armazenamento extra, o Dropbox Business pode ser usado para organizar melhor o conteúdo da equipe e armazenar arquivos de outras ferramentas populares, como Google Docs e Microsoft Office.
Gerenciamento de Tempo e Produtividade
Algumas pessoas podem pensar que trabalhar em casa significa não ter que observar o relógio, mas o oposto é verdadeiro. O gerenciamento de tempo é realmente ainda mais importante quando você está longe de um ambiente de escritório tradicional. Se você precisa de um cronômetro para acompanhar as horas dos projetos dos clientes ou de uma ferramenta para acompanhar as atualizações de status, as ferramentas de gerenciamento de tempo o manterão produtivo e em tarefas, por conta própria e em equipe.
Veja também: Gestão de tempo para SDR’s
Everhour
Esse serviço de navegador é o melhor para rastrear os membros da equipe disponíveis. O Everhour sincroniza com muitos dos aplicativos de produtividade que as pessoas já usam e também permite algumas funcionalidades de agendamento leve.
Possui uma função de timer, que permite que os contratados acompanhem as horas faturáveis ou as equipes para acompanhar quanto tempo os diferentes projetos e tarefas estão demorando.
Toggl
Se você deseja um rastreador de tempo livre que permita rotular como passou cada minuto de cada dia, o Toggl é para você.
É uma ótima ferramenta para medir a produtividade pessoal, embora possa não ser apropriado para os gerentes que desejam obter uma imagem precisa de como os funcionários estão alocando recursos de tempo nos projetos.
Os relatórios são úteis, embora a empresa tenha uma reputação de enviar muitos e-mails aos usuários, o que pode se tornar irritante.
A escolha das ferramentas ideais
As ferramentas de produtividade e gerenciamento são importantes para todas as empresas, mas, literalmente, são as únicas ferramentas com as quais as equipes distribuídas devem confiar – então tenha certeza de escolher as melhoras.
Todas as ferramentas analisadas neste artigo servem a propósitos diferentes, mas cada uma delas é crucial para estabelecer um fluxo de trabalho colaborativo e maximizar a produtividade.
Oferecer um bom suporte para os trabalhadores remotos tornará o grupo mais produtivo.
Eles também permitirão que você experimente a conexão humana do trabalho de escritório, preservando sua liberdade de trabalhar onde quiser.
Por sua vez, isso aumentará o moral da equipe.
Para você que está começando no home office e precisa de algumas dicas extras, veja o vídeo à seguir:
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